Pour pallier à l’annulation de vos événements et continuer à vous divertir, vous former, mais aussi partager leurs expertises, nos conférenciers et animateurs se sont mobilisés pour vous offrir un nouveau format : la visioconférence !

Garder le lien entre collaborateurs, communiquer et échanger à distance … la visioconférence et ses nombreux atouts se sont fait une place en entreprise grâce au télétravail. Particulièrement démocratisée depuis la pandémie, elle est utile pour transmettre un message au plus grand nombre, même à distance.

 

Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?

 

La vidéoconférence ou visioconférence est un moyen de communication à distance qui fonctionne grâce à un logiciel de web conférence qui permet :

  • Une connexion audio 
  • Une visualisation des différents écrans grâce aux webcams
  • Un partage de documents ( vidéos, photos etc …)

Afin de voir et d’échanger avec un collaborateur, à distance, au moyen d’une connexion internet et d’un logiciel approprié.

 

Organiser une vidéoconférence

Simple à mettre en place et efficace, la vidéoconférence nécessite peu de moyens. Cependant, il est essentiel de procéder par étapes pour la réussir à coup sûr.

Pour ce faire, rien de plus simple, il faut :

  • S’équiper et s’assurer que tous les participants ont une webcam, un micro, un casque ou des écouteurs et une bonne connexion internet
  • Anticiper : c’est-à-dire se préparer à l’avance, définir les objectifs de la vidéoconférence, sa durée, sa date, ses intervenants, le nombre de participants et l’envoi des invitations.
  • Prévoir des échanges lors de la réunion et s’en tenir à l’ordre du jour
  • Régler les problèmes techniques en avance ( volume, luminosité, webcam etc …)
  • Être respectueux : tenue appropriée, politesse, ponctualité, langage corporel etc ….

Si vous avez du mal à obtenir une connexion fluide, quelques astuces peuvent vous permettre d’améliorer la qualité de la visioconférence.

 

Choisir le thème

 

Bien avant l’organisation de la vidéoconférence, la définition du thème est la première étape du processus de préparation.

Les réunions internes sont l’occasion idéales d’en discuter et de recueillir l’avis des collaborateurs. Découvrez leurs passions communes, leur idoles, les thèmes qu’ils souhaitent aborder …

En fonction des profils et de l’objectif de la visioconférence, le choix peut se porter sur un conférencier expert dans son domaine (économiste, entrepreneur, manager, etc …) pour livrer des discours formateurs qui s’appuient sur des exemples concrets.

En revanche, le choix peut également se porter sur un conférencier atypique ( aventurier, joueur de poker, ou profil hors-du-commun etc …).

Ainsi, une fois le thème défini, il est beaucoup plus facile de trouver l’intervenant spécialiste dans ce domaine.

 

Choisir votre intervenant

 

Déterminer l’intervenant idéal n’est pas une mince affaire, surtout lorsqu’il s’agit d’une conférence en ligne.

Parmi la multitude de profils, il faut choisir celui avec du charisme, déjà adepte de visioconférences et qui sait rendre dynamique ce format tout en correspondant au thème défini au préalable.

Ainsi, il faut se poser plusieurs questions : Est-ce que la notoriété a une incidence dans mon choix ? Ou bien ce sont plutôt les compétences et l’expertise qui priment ? Est-ce que je souhaite un expert dans son domaine ou un profil inspirant ?

Parfois, un animateur peut s’avérer être le choix idéal pour gérer les temps de paroles et donner du dynamisme à l’échange.

En tout cas, toutes ces questions sont déterminantes dans le choix de l’intervenant et du budget dédié.

 

Choisir votre outil

 

Le choix de l’outil est déterminant dans la préparation de la vidéoconférence.

En effet, en fonction de l’outil choisit, vous aurez des avantages comme des contraintes : nombres de participants limités, durée d’écoute et de visionnage limitée, partage de documents possibles, etc ….

Alors avant même de sélectionner vos invités ou collaborateurs, il est important de choisir l’outil adapté. Pour cela, vous aurez le choix entre des logiciels payants ou gratuits comme Zoom, Microsoft Teams, Skype etc …

Dans un souci de qualité, il est préférable de choisir un logiciel fiable ou d’organiser la visioconférence dans un studio d’enregistrement. De cette manière, la vidéo permettra également aux éventuels « absents » de visionner l’intervention en entier.

 

Sélectionner les participants

 

Pour s’organiser au mieux, il est nécessaire de sélectionner les participants en fonction du logiciel choisi.

En visioconférence, il est tout de même conseillé de limiter le nombre de participants pour favoriser l’attention et éviter les éventuels bruits de fond.

Alors, une fois votre thème défini et votre intervenant trouvé, il est temps de lancer les invitation au moins 3 semaines à l’avance. Cela leur permettra aux collaborateurs d’organiser leur emploi du temps à l’avance et de définir un créneau pour assister à la visio.

Avant le jour-J, pensez également à envoyer un rappel par sms ou par mail à vos collaborateurs. Le côté pratique de la visio : vous pouvez inviter vos collaborateurs du monde entier, mais attention au décalage horaire ! Si vos invités ne se situent pas sur le même fuseau, donnez-leur l’horaire adapté.

 

Visioconférence ou webinaire, que choisir ?

 

Entre visioconférence et webinaire, la différence est mince. En effet, dans le jargon : visioconférence, vidéoconférence et webinair sont tous utilisés pour définir des conférences en ligne.

Le webinaire va tout simplement faire référence à l’animation d’un atelier ou la présentation d’un séminaire en ligne tandis que la visio est l’action de rendre l’échange à plusieurs possibles, à distance.

Le webinaire est donc utilisé de manière ponctuelle, à l’image d’un événement virtuel qui peut d’étendre sur plusieurs jours. La visioconférence est quant à elle plus utilisée dans le quotidien professionnel, au bureau, et même plusieurs fois par jour.

En résumé, bien plus qu’une simple réunion le webinaire se déroule tel un événement et regroupe plusieurs participants à un horaire établi. D’ailleurs, le webinaire se déroule principalement durant plusieurs sessions entrecoupées de pauses ou au contraire autour d’un thème précis, suivi d’exemples illustratifs.

En conclusion, le webinaire nécessite une préparation en amont et un suivi en aval pour un résultat spectaculaire !

 

 

 

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Catégories
Champs d'intervention
Marc Lièvremont

Marc Lièvremont

• Ex-Coach de l'équipe de France de rugby
• Vice-Champion du monde 2011
Bernard Thellier

Bernard Thellier

• Ancien négociateur du GIGN
• Entrepreneur et conférencier professionnel
Claude Onesta

Claude Onesta

• Ex-Coach de l'équipe de France de handball
• Meilleur palmarès du sport français
Gilles Babinet

Gilles Babinet

• Self Made Man du numérique
• Conférencier sur la transformation digitale
Michaël Aguilar

Michaël Aguilar

• Auteur du best seller "Vendeur d'Élite"
• Conférencier drôle et convaincant
Julia de Funès

Julia de Funès

• Philosophe d'entreprise
• Auteur à succès et chroniqueuse TV
Daniel Costantini

Daniel Costantini

• Ex-Coach de l'équipe de France de handball
• Meilleur entraineur de tous les temps
Taïg Khris

Taïg Khris

• Sportif le plus titré des sports extrêmes
• Fondateur et PDG de l'entreprise OnOff
Fleur Pellerin

Fleur Pellerin

• Ex-Ministre de la Culture
• Femme d'Affaires & Haute-Fonctionnaire
Nicolas Felger

Nicolas Felger

• Réalise des expériences en live
• Expert en performance et changement
Patrick Baudry

Patrick Baudry

• Second astronaute français
• Ancien Pilote d'avions de chasse
Axel Alletru

Axel Alletru

Champion du monde de Motocross et 12 fois champion de France de Natation handisport
Conférencier handisport
Fabien Galthié

Fabien Galthié

• Ancien international français
• Entraineur du Racing Club Toulon
Virginie Guyot

Virginie Guyot

• Ancienne pilote de chasse
• 1ère femme leader de la patrouille de France
Fabien Pelous

Fabien Pelous

• Ex-capitaine de l'équipe de France de rugby
• Quintuple vainqueur du VI Nations
Gaël Chatelain

Gaël Chatelain

• Expert du management bienveillant
• Entrepreneur à succès français
Marjolaine Grondin

Marjolaine Grondin

Conférencière professionnelle
Experte en digital et IA (CEO du chatbot JAM)
Nicolas Belnou

Nicolas Belnou

Conférencier professionnel
Entrepreneur français et expert en incubateur et accélérateur de start-up
Philbert Corbrejaud

Philbert Corbrejaud

Conférencier professionnel
Expert en développeur de talents et épanouissement professionnel
Pascal Dupraz

Pascal Dupraz

• Footballeur et entraineur professionnel
• Chroniqueur pour Canal+ et TF1
Vincent Clerc

Vincent Clerc

• Ex-joueur du XV de France
• Vice-Champion du monde 2011
Edgar Grospiron

Edgar Grospiron

• Champion Olympique en ski acrobatique
• Reconvertit conseiller en management
Yannick Agnel

Yannick Agnel

• Nageur professionnel français
• Double champion olympique
Thierry Loine

Thierry Loine

• Ancien pilote d'avions de chasse
• 20 ans de carrière dans l'armée
Arsène Wenger

Arsène Wenger

Légende du football
Ex joueur et entraineur à la renommée mondiale.
Benoit Mahé

Benoit Mahé

Pionnier & expert en Retail Coaching
Auteur de "Retail Coaching" et "Vendeur Connecté"
Brice Lalonde

Brice Lalonde

Ex Ministre de l'environnement
Expert des questions d'environnement ( nature, pollutions, déchets)
Ghislain Bardout

Ghislain Bardout

Chef d'expédition et spécialiste de la plongée profonde et polaire.
A l'origine du projet " Under The Pole"
Gwladys Gouault

Gwladys Gouault

Conférencière bien-être au travail
Experte Thérapies brèves, PNL, IE, Ennéagramme, Hypnose
Karine Baillet

Karine Baillet

• Référence mondiale en raid multisport
• 2 fois vice-championne du monde
Lucie Carbone

Lucie Carbone

Humoriste & comédienne
Conférences sur la transition digitale, l'agilité et le bonheur au travail.
Peggy Bouchet

Peggy Bouchet

1ère femme à avoir traversé l'Atlantique à la rame en solitaire
Conférencière sportive
Raphaël Nal

Raphaël Nal

Chef d'Etat-Major & Ex Leader de la Patrouille de France
Expert en leadership, performance, créativité & innovation, design thinking
Serge Orru

Serge Orru

Ex Directeur général de la WWF France & Militant écologiste
Officier de l'ordre du mérite & initiateur des campagnes "Halte aux sacs plastique"
Silvia Garcia

Silvia Garcia

Ex Directrice Mondiale de l'Institut du Bonheur de Coca-Cola
Certifie les entreprises " Happy Places to Work" et forme les "Chief Happiness Officers"
Stéphane Yaïch

Stéphane Yaïch

Conférencier bien-être au travail
Co-auteur du livre "Pro en gestion du stress"
Stéven Le Hyaric

Stéven Le Hyaric

Aventurier & ancien cycliste Elite
Auteur du projet "666 Project", une aventure au service de la planète
Thierry Ducret

Thierry Ducret

Ancien commandant des forces spéciales Terre
Expert management & gestion de crise
Jean-Luc Hudry

Jean-Luc Hudry

• Conférencier sur l'optimisme concret
• Professionnel du management
Laurence de la Ferrière

Laurence de la Ferrière

• Conférencière aventurière
Première femme à avoir traversé l'Antarctique en solitaire Record mondiale d'altitude sans oxygène de l'Everest, 8 700m
Stéphane Lévin

Stéphane Lévin

Conférencier explorateur
Dirigeant IDEE (Institut des Données de l'Exploration et de l'adaptation en conditions Extrêmes)
Pierre Chavanne

Pierre Chavanne

Journaliste et animateur professionnel
Fondateur de Pic & Vox
Carélia Arriagada

Carélia Arriagada

Entrepreneuse experte en résilience et gestion des émotions
Conférencière professionnelle
Marc Thiercelin

Marc Thiercelin

• Innarêtable navigateur français
• 5 tours du monde, 22 transatlantique
Maud Fontenoy

Maud Fontenoy

• Navigatrice française
• Détentrice d'importants records