Pour pallier à l’annulation de vos événements et continuer à vous divertir, vous former, mais aussi partager leurs expertises, nos conférenciers et animateurs se sont mobilisés pour vous offrir un nouveau format : la visioconférence !
Garder le lien entre collaborateurs, communiquer et échanger à distance … la visioconférence et ses nombreux atouts se sont fait une place en entreprise grâce au télétravail. Particulièrement démocratisée depuis la pandémie, elle est utile pour transmettre un message au plus grand nombre, même à distance.
Qu’est-ce qu’une vidéoconférence ?
La vidéoconférence ou visioconférence est un moyen de communication à distance qui fonctionne grâce à un logiciel de web conférence qui permet :
- Une connexion audio
- Une visualisation des différents écrans grâce aux webcams
- Un partage de documents ( vidéos, photos etc …)
Afin de voir et d’échanger avec un collaborateur, à distance, au moyen d’une connexion internet et d’un logiciel approprié.
Organiser une vidéoconférence
Simple à mettre en place et efficace, la vidéoconférence nécessite peu de moyens. Cependant, il est essentiel de procéder par étapes pour la réussir à coup sûr.
Pour ce faire, rien de plus simple, il faut :
- S’équiper et s’assurer que tous les participants ont une webcam, un micro, un casque ou des écouteurs et une bonne connexion internet
- Anticiper : c’est-à-dire se préparer à l’avance, définir les objectifs de la vidéoconférence, sa durée, sa date, ses intervenants, le nombre de participants et l’envoi des invitations.
- Prévoir des échanges lors de la réunion et s’en tenir à l’ordre du jour
- Régler les problèmes techniques en avance ( volume, luminosité, webcam etc …)
- Être respectueux : tenue appropriée, politesse, ponctualité, langage corporel etc ….
Si vous avez du mal à obtenir une connexion fluide, quelques astuces peuvent vous permettre d’améliorer la qualité de la visioconférence.
Choisir le thème
Bien avant l’organisation de la vidéoconférence, la définition du thème est la première étape du processus de préparation.
Les réunions internes sont l’occasion idéales d’en discuter et de recueillir l’avis des collaborateurs. Découvrez leurs passions communes, leur idoles, les thèmes qu’ils souhaitent aborder …
En fonction des profils et de l’objectif de la visioconférence, le choix peut se porter sur un conférencier expert dans son domaine (économiste, entrepreneur, manager, etc …) pour livrer des discours formateurs qui s’appuient sur des exemples concrets.
En revanche, le choix peut également se porter sur un conférencier atypique ( aventurier, joueur de poker, ou profil hors-du-commun etc …).
Ainsi, une fois le thème défini, il est beaucoup plus facile de trouver l’intervenant spécialiste dans ce domaine.
Choisir votre intervenant
Déterminer l’intervenant idéal n’est pas une mince affaire, surtout lorsqu’il s’agit d’une conférence en ligne.
Parmi la multitude de profils, il faut choisir celui avec du charisme, déjà adepte de visioconférences et qui sait rendre dynamique ce format tout en correspondant au thème défini au préalable.
Ainsi, il faut se poser plusieurs questions : Est-ce que la notoriété a une incidence dans mon choix ? Ou bien ce sont plutôt les compétences et l’expertise qui priment ? Est-ce que je souhaite un expert dans son domaine ou un profil inspirant ?
Parfois, un animateur peut s’avérer être le choix idéal pour gérer les temps de paroles et donner du dynamisme à l’échange.
En tout cas, toutes ces questions sont déterminantes dans le choix de l’intervenant et du budget dédié.
Choisir votre outil
Le choix de l’outil est déterminant dans la préparation de la vidéoconférence.
En effet, en fonction de l’outil choisit, vous aurez des avantages comme des contraintes : nombres de participants limités, durée d’écoute et de visionnage limitée, partage de documents possibles, etc ….
Alors avant même de sélectionner vos invités ou collaborateurs, il est important de choisir l’outil adapté. Pour cela, vous aurez le choix entre des logiciels payants ou gratuits comme Zoom, Microsoft Teams, Skype etc …
Dans un souci de qualité, il est préférable de choisir un logiciel fiable ou d’organiser la visioconférence dans un studio d’enregistrement. De cette manière, la vidéo permettra également aux éventuels « absents » de visionner l’intervention en entier.
Sélectionner les participants
Pour s’organiser au mieux, il est nécessaire de sélectionner les participants en fonction du logiciel choisi.
En visioconférence, il est tout de même conseillé de limiter le nombre de participants pour favoriser l’attention et éviter les éventuels bruits de fond.
Alors, une fois votre thème défini et votre intervenant trouvé, il est temps de lancer les invitation au moins 3 semaines à l’avance. Cela leur permettra aux collaborateurs d’organiser leur emploi du temps à l’avance et de définir un créneau pour assister à la visio.
Avant le jour-J, pensez également à envoyer un rappel par sms ou par mail à vos collaborateurs. Le côté pratique de la visio : vous pouvez inviter vos collaborateurs du monde entier, mais attention au décalage horaire ! Si vos invités ne se situent pas sur le même fuseau, donnez-leur l’horaire adapté.
Visioconférence ou webinaire, que choisir ?
Entre visioconférence et webinaire, la différence est mince. En effet, dans le jargon : visioconférence, vidéoconférence et webinair sont tous utilisés pour définir des conférences en ligne.
Le webinaire va tout simplement faire référence à l’animation d’un atelier ou la présentation d’un séminaire en ligne tandis que la visio est l’action de rendre l’échange à plusieurs possibles, à distance.
Le webinaire est donc utilisé de manière ponctuelle, à l’image d’un événement virtuel qui peut d’étendre sur plusieurs jours. La visioconférence est quant à elle plus utilisée dans le quotidien professionnel, au bureau, et même plusieurs fois par jour.
En résumé, bien plus qu’une simple réunion le webinaire se déroule tel un événement et regroupe plusieurs participants à un horaire établi. D’ailleurs, le webinaire se déroule principalement durant plusieurs sessions entrecoupées de pauses ou au contraire autour d’un thème précis, suivi d’exemples illustratifs.
En conclusion, le webinaire nécessite une préparation en amont et un suivi en aval pour un résultat spectaculaire !
