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Comment s’organiser lors d’une visioconférence à plusieurs ?

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Par StartnPlay

Publié le 19 novembre 2020

  • Lecture : 2 min

La visioconférence à plusieurs va faire partie itinérante de notre quotidien. Pour ne rien oublier, il est essentiel de s’organiser à l’avance.

Découvrez les points essentiels à anticiper avant toute réunion à distance.

Les points techniques pour s’organiser en toute sérénité

Choisir son logiciel de visioconférence

Avant toute chose, pensez à choisir un logiciel qui correspond à vos besoins.

En effet, il existe des logiciels payants, freemium ( c’est à dire une version gratuite avec des options payantes), ou encore gratuits.

Dans ce dernier cas, vous pouvez consulter notre article sur les meilleurs outils de visioconférence gratuits en cliquant ici.

De plus, le choix du logiciel va également dépendre de plusieurs autres facteurs : le nombre de participants, le type de réunion (dans un but professionnel ou personnel ), l’objet ( une formation, une conférence etc …),la nécessité ou non d’avoir des options ( chat etc).

Bien sûr, assurez-vous du bon fonctionnement de vos outils avant le début de la visio pour éviter les mauvaises surprises.

Choisir son format de visioconférence

Pour cela, posez vous les questions suivantes : Est-ce que je souhaite présenter une visio en solo ou duo ? Est-ce que je souhaite former mes collaborateurs ou est-ce une simple réunion ?

Dès lors, si vous choisissez une présentation professionnelle ou animée à deux, il vous est conseillé de faire appel à des intervenants professionnels. 

En raison de leur grande expérience, ils animeront avec aisance la visioconférence et partageront leur savoir en interagissant régulièrement avec vos collaborateurs.

L’organisation

Déterminez le nombre de participants

Comme évoqué précédemment, déterminer le nombre de participants est un point essentiel. Il va vous permettre de choisir le format de visioconférence mais également de sélectionner le logiciel adapté.

Si vous avez plus de 10 participants, il est préférable de faire appel à un conférencier professionnel qui saura garder l’attention de votre auditoire.

Envoyez vos invitations le plus tôt possible pour vous assurer que tout le monde soit disponible. Aussi : pensez au décalage horaire si vos invités se situent aux quatre coins du monde.

Soignez votre tenue et votre comportement

Le jour J, préférez des vêtements sobres, idéalement le dress code de votre entreprise sauf s’il est trop flashy. Cela risque de provoquer des reflets indésirables pour vos invités, qui n’auront pas une qualité de vidéo correcte.

Aussi, faites attention à votre langage : parlez distinctement et assez fort pour que tout le monde puisse vous entendre.

Notre astuce : coupez le micro lorsque vous ne parlez pas et dîtes à vos collaborateurs d’en faire de même, cela permettra d’amoindrir les nuisances sonores et améliorera la qualité d’écoute.

Enfin, faites en sorte d’avoir un temps de parole équitable pour interagir avec votre public et éviter de le lasser. Si vous êtes un véritable showman, vous pouvez à la place préférer une session question/réponse en fin de visio.
Voilà, vous avez toutes les clés pour réussir votre visioconférence !

Si vous avez aimé cet article, n’hésitez pas à consulter nos 4 astuces pour réussir sa visioconférence à coup sûr.
Vous souhaitez faire participer les collaborateurs de votre entreprise à une visioconférence animée et dirigée par des conférenciers professionnels ? Appelez-nous au 01.84.60.40.72 ou cliquez ici.
À propos :

StartnPlay est l’interlocuteur privilégié des entreprises et des agences recherchant des conférenciers professionnels et des célébrités sportives à associer à leur action de communication (événement d’entreprise, relations publiques & celebrity marketing) et souhaitant optimiser la performance de leur opération.

 

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