Dans Visioconférence

Les visioconférences deviennent une norme

Au vu du contexte actuel que traverse notre monde et plus particulièrement nos entreprises, les visioconférences deviennent une normalité, tant pour de simples réunions que pour l’organisation de visioconférences. Afin de pouvoir utiliser au mieux ce système de communication, il est essentiel de connaître les besoins matériaux à mettre en place pour le bon déroulement.

Avant de prendre la décision d’organiser une visioconférence, il est primordial de lister le nombre d’outils dont vous allez avoir besoin. Il existe en effet une multitude de solutions, mais toutes ne sont pas adaptées à vos besoins.

Dans des salles dédiées aux conférences, il faudra opter pour :
  • Un écran de grande taille, permettant à tous vos collaborateurs de visualiser le conférencier avec qui ils communiquent à distance.
  • Le système audio doit lui aussi être sélectionné en fonction de la taille de votre salle, afin que chacun puisse se faire entendre distinctement (utilisation de micros est recommandé).
  • Avoir une connexion internet suffisamment bonne afin de pouvoir entretenir un échange sans coupures ni réduction de la qualité visuelle ou audio.
  • Une salle qui soit insonorisée et neutre afin d’éviter toutes perturbations sonores ou décors non appropriés.
Afin de bien choisir vos outils visioconférences, plusieurs facteurs doivent être pris en compte :
  • Le nombre de collaborateurs qui peuvent intégrer la visioconférence, sans que cela ne nuise à la qualité de l’appel vidéo.
  • L’intégration d’autres applications aux outils visioconférences, afin de pouvoir les connecter aisément si le besoin est nécessaire.
  • Le niveau de sécurité du logiciel de visioconférence : il existe effectivement des risques, et mieux vaut s’en prémunir en choisissant une offre qui protégera vos données ainsi que celles des autres participants.
  • La possibilité d’enregistrer la visioconférence.
  • Travailler sur la mise en place d’un dispositif tel qu’un chatbot pour complémenter la communication verbale.
Une fois que vous avez acquis les outils visioconférences,  il est primordial de vous assurer que chaque collaborateur a le matériel adéquat à sa disposition :
  • Un appareil doté d’une caméra;
  • Un écran pour qu’il puisse voir les autres individus en ligne.
  • Un système comprenant un micro ainsi qu’une sortie audio pour permettre les échanges verbaux. Dans certaines situations il est conseillé de se servir d’écouteurs ou d’un casque.
  • Avant le début de votre visioconférence, penser à toujours effectuer des tests afin éviter des imprévus qui perturberai votre visioconférence.

 

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