Dans Séminaire entreprise

Organiser un séminaire entreprise en 6 étapes

Organiser séminaire entreprise n’est pas une mission simple et rapide. De nombreux facteurs sont à prendre en compte de façon réfléchie et suffisamment en amont de votre événement. Pour vous, notre agence StartnPlay vous fait par de 6 conseils qui vous permettront d’appréhender et préparer au mieux votre séminaire entreprise.

organiser un séminaire entreprise

1. Définir des objectifs

Un séminaire entreprise se doit d’être conçu en fonction de plusieurs facteurs et objectifs :

  • Quelles sont vos attentes ? Pour votre entreprise et vos collaborateurs.
  • Quel message souhaitez-vous faire passer ?
  • Quel impact cet événement doit-il générer ?
  • Quelles seront les retombées pour votre entreprise ?

Il est donc primordial de définir clairement vos objectifs, cela permettra de vous créer un fil conducteur qui conditionnera vos choix tout au long du processus d’organisation.

Par exemple, la nature même de votre séminaire sera différent si il s’agit d’un séminaire pour des partenaires, des collaborateurs, des clients ou des fournisseurs.

2. Choisir un thème attractif

Le thème et le format doivent être défini en fonction des objectifs de votre entreprise et aussi ceux de vos collaborateurs. La première chose est de susciter la curiosité et l’intérêt de vos futurs participants avec un intitulé accrocheur, qui motivera vos salariés, et autour duquel s’articulera le projet.

3. Définir votre budget

Le budget est l’un des plus gros facteur lorsque vous souhaitez organiser un séminaire entreprise. Celui-ci doit être défini en fonction de vos moyens mais aussi de vos objectifs.

4. Choisir une date et un lieu

Le choix de la date un facteur majeur à la réussite de votre événement. Puisque celui-ci dépendra la présence de vos collaborateurs et donc de l’engouement pour votre événement.

Évitez les dates qui compromettraient la disponibilité des participants, et donc la réussite de l’évènement :

  • Week-end.
  • Vacances scolaires.
  • Jours d’événements nationaux.

Également, le lieu devra être choisi selon sa capacité d’accueil, sa facilité d’accès et les moyens mis à disposition pour le conférencier.

Une visite du lieu est primordial afin d’éviter toutes mauvaises surprises ou imprévus lors de votre séminaire entreprise.

5. Élaborer le rétroplanning en amont et en aval de votre séminaire entreprise

Un rétroplanning est l’outil le plus important pour organiser un séminaire entreprise. Il vous permet de vous projeter, d’anticiper et de suivre au jour le jour toutes les étapes de l’événement pour s’assurer de son bon déroulement.

Un rétroplanning doit :

  • Intégrer toutes les échéances majeures : réservations, interlocuteurs à prévenir, acomptes à verser, choix du conférencier…
  • Prévoir une certaine marge de manœuvre pour ne pas compromettre l’événement en cas de retard ou d’imprévus.

6. Communiquer en amont et en aval de votre séminaire entreprise

Un plan de communication est un support non négligeable. Il en va de la réussite de votre événement. Que les participants soient des collaborateurs de l’entreprise ou des invités extérieurs la communication se doit d’être présente de façon pertinente.

L’objectif :

  • Informer les participants suffisamment à l’avance et s’assurer du nombre exact de participants. 
  • Susciter de la curiosité et de l’engouement.
  • Générer de l’interaction sur vos réseaux sociaux et votre site internet.
  • Activer votre réseau professionnel afin d’exploiter votre communication.

Une fois l’événement terminé, votre plan de communication doit se poursuivre :

  • La mise en place d’un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement.
  • Envoyer aux participants un mot de remerciement et un compte rendu de la journée.
  • Relayer vos photos, vidéos et témoignages sur l’ensemble de vos réseaux sociaux.

 

Découvrez également les 6 erreurs à éviter lorsque vous organisez un séminaire d’entreprise ou une conférence en cliquant ici.

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À propos :

StartnPlay est l’interlocuteur privilégié des entreprises et des agences recherchant des conférenciers professionnels et des célébrités sportives à associer à leur action de communication (événement d’entreprise, relations publiques & celebrity marketing) et souhaitant optimiser la performance de leur opération.

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